Sinds 1 september 2019 is het mogelijk om notariële akten via videoconferentie te ondertekenen. Er werden intussen al meer dan 25,000 notariële akten op deze manier verleden. Wie vastgoed wenst te kopen, een bedrijf wil oprichten of een erfenis wilt regelen, hoeft zich niet langer te begeven naar het kantoor van de notaris van de andere partij. Dat bespaart niet alleen tijd maar is ook goed voor het milieu.
De coronapandemie zorgde er begin 2020 voor dat deze nieuwe methode van werken de wind in de zeilen kreeg: in mei 2020 werden er 5,748 akten via videoconferentie verleden en in juni 2020 steeg dat aantal verder door naar 5,823 akten. Gemiddeld gaat het om 265 akten per werkdag.
"De akte per videoconferentie laat toe om het aantal aanwezige personen in eenzelfde ruimte tot het strikte minimum te beperken. Naast de positieve impact op het milieu en de mobiliteit, dragen we ook een steentje bij om een verdere verspreiding van het virus tegen te gaan."
Notaris Bart van Opstal, woordvoerder van Notaris.be.
Hoe gaat dat juist in z'n werk?
Als alle betrokken partijen beslissen om de akte te verlijden via videoconferentie dan begeven ze zich op de dag van de ondertekening elk naar het kantoor van hun notaris. Tussen de 2 kantoren wordt een videoconferentie opgestart. Dat gebeurt niet via het klassieke internet maar via een beveiligd privé-netwerk dat minder kwetsbaar is voor cyberaanvallen en hacking.
De deelnemers aan de videoconferentie, nl. de partijen en hun respectievelijke notarissen en hun medewerkers, zien niet alleen elkaar maar ook de inhoud van de akte op een groot scherm. Op die manier kunnen ze de lezing van de akte door de notaris alsook de toelichting die gegeven wordt, makkelijk volgen. Te allen tijde staan beide notarissen ter beschikking van de partijen voor tekst en uitleg.
Zoals vroeger, is er ook bij het verlijden van de akte via videoconferentie, slechts één van de notarissen die de originele akte bewaart. Als het over een koopacte gaat, is dat meestal de notaris van de koper. De ondertekening van de akte gebeurt wel nog op papier, in het kantoor van de notaris die de originele akte bewaart. Hiertoe geeft de partij aan de andere kant van de lijn meestal een volmacht aan een medewerker van het notariskantoor dat de originele akte bewaart.
Intussen is reeds meer dan 90% van de Belgische notariskantoren aangesloten op het beveiligd notarieel netwerk, zodat je bijna overal in België terecht kan voor het verlijden van een akte via videoconferentie.