Depuis mai 2019, la Fédération du notariat belge permet aux citoyens de passer des actes notariés par vidéoconférence entre 2 études notariales. Quiconque veut acheter une propriété, créer une entreprise ou régler une succession ne doit plus se rendre chez le notaire de l’autre partie. Cela permet de supprimer de nombreux déplacements et représente un vrai gain de temps pour les clients.
La popularité des actes par vidéoconférence a augmenté au fil des mois. Le cap des 25,000 actes passés par vidéoconférence entre 2 études notariales vient d’être franchi. Le confinement lié au coronavirus a joué un rôle majeur dans ce succès grandissant. Le confinement et le déconfinement ont servi d’accélérateur : 5,748 actes ont ainsi été passés par vidéoconférence en mai 2020 et 5,823 durant le mois de juin. Cela représente près de 265 actes par vidéoconférence par jour ouvré !
Comment ça marche?
Une fois que toutes les parties ont convenu de signer l'acte à distance, chacune d'entre elles se rend chez son notaire. Une fois la vidéoconférence lancée, les participants peuvent voir les parties, les notaires et le contenu de l'acte sur un grand écran. Les participants suivent "en direct" la lecture de l'acte et les explications du notaire. Ils peuvent également poser des questions ou formuler des remarques.
Tous les notaires concernés, tant celui qui conservera l'acte original que celui de l'autre partie, assistent à l'intégralité de la vidéoconférence. Ils sont disponibles en permanence pour aider les parties. Les modifications du texte sont immédiatement effectuées en direct, afin que tout le monde puisse les suivre, avant d’imprimer (à nouveau) le projet d’acte avant la signature.
S’il s’agit d’un contrat d’achat, c’est généralement le notaire de l’acheteur qui conserve l’acte original. La signature de l'acte se fait encore sur le papier. Les parties et personnes intervenantes non présentes auprès du notaire qui conserve l’acte original, sont représentées avec une procuration lors de la signature de l'acte. Le titulaire de la procuration est une personne présente en l’étude du notaire détenteur de l’acte original, par exemple un de ses collaborateurs.
Aujourd’hui, plus de 1,000 études notariales, soit près de 90% des études du pays, ont souscrit au réseau privé du notariat, appelé Réseau Notarial Sécurisé (RNS). Même si c’est sans doute moins visible pour le citoyen, le RNS offre des garanties très importantes en matière de sécurité. Comme il s’agit d’un réseau privé, qui n’est pas relié au réseau Internet, il est beaucoup mieux protégé face aux éventuelles attaques informatiques.